Вопрос: В организации скопился огромный архив бухгалтерских документов (акты, накладные, счета-фактуры, отчетные документы, ведомости по ОС и т.д.). Какие документы можно уничтожить? Если можно уничтожить, как правильно это сделать? Какими документами оформить?

Сроки хранения первичных документов установлены в:
  • Налоговом кодексе РФ;
  • Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Закон № 402-ФЗ);
  • Перечне типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень).

Документы бухгалтерского и налогового учета, а также документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, хранятся 4 года (пп. 8 п. 1 ст. 23пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Отсчитывается этот срок с года, следующего за тем, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налога (письмо Минфина России от 30.03.2012 № 03-11-11/104).

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения необходимо хранить не менее 5 лет после отчетного года, если более продолжительный срок не установлен в Перечне (ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Учетную политику, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, хранятся не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

В Перечне, на который ссылается Закон № 402-ФЗ, установлены, в частности, следующие сроки хранения:

  • документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) должны храниться не менее 5 лет;
  • квартальная бухгалтерская отчетность – 5 лет;
  • лицевые карточки, счета работников – 75 лет;
  • трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, – 75 лет;
  • личные карточки работников, в том числе временных работников, – 75 лет;
  • счета-фактуры – 4 года;
  • и т.д.

Итак, общие сроки хранения:

  • 4 года – для налогового учета,
  • 5 лет – для бухгалтерского

и отдельные сроки, обозначенные в Перечне.

При этом в ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ сказано, что документы хранятся в соответствии с правилами Перечня, но не менее 5 лет. Чтобы не ошибиться со сроком, ориентироваться необходимо на максимальный срок хранения. Другими словами, если первичные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность не указаны в Перечне, их нужно хранить не менее 5 лет.

Процедуру уничтожения документов нужно оформить соответствующим образом. При этом можно руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В начале года приказом руководителя необходимо создать постоянно действующую экспертную комиссию.

Экспертная комиссия проводит инвентаризацию документов с истекшим сроком хранения и представляет на утверждение руководителя фирмы акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Документы, предназначенные для уничтожения, нужно передать на переработку (утилизацию) и оформить это приемо-сдаточной накладной. Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг и составить еще один акт – об уничтожении документов. Этот акт также утверждается руководителем организации. Все документы по утилизации организация должна сохранить в архиве.

Образцы оформления соответствующих документов можно взять из приказа Росархива от 19.01.1995 № 2.

Использованы материалы http://its.1c.ru/



← все новости